Depuis plusieurs années, la dématérialisation du papier est en marche. En effet, de plus en plus d’entreprises et d’administrations ont choisi de ne plus utiliser de papier pour conserver leurs documents. Au premier abord, cette solution semble être une excellente idée pour réduire l’utilisation de papier et donc, pour protéger l’environnement. Pourtant, cette pratique a également des inconvénients qu’il ne faut pas négliger. Dans cet article, nous allons nous intéresser aux différents désavantages liés à la dématérialisation du papier.
Manque de sécurité
Les documents dématérialisés sont plus vulnérables à la cybercriminalité. Effectivement, le Système d’Archivage Electronique est très vulnérable à toutes les formes de piratages. Lorsqu’un document est dématérialisé, il se trouve enregistré sur un support numérique. Cela signifie qu’il peut être facilement volé, modifié ou détruit. Les hackers et les cybercriminels peuvent utiliser des logiciels malveillants pour prendre le contrôle de votre ordinateur et ainsi récupérer vos documents. De plus, en cas de faille de sécurité, les informations sensibles peuvent être exposées et entraîner des conséquences désastreuses.
La perte de données
Les pertes de données sont plus fréquentes avec la dématérialisation du papier. Contrairement à une solution de stockage papier, les supports numériques ne sont pas à l’abri des risques de perte de données. En cas de virus, de panne informatique, de vol, ou même de destruction naturelle des supports, les informations stockées peuvent être irrémédiablement perdues. La perte de documents numériques peut ainsi générer des complications importantes, voire des pertes financières.
Coûts importants
La dématérialisation engendre des coûts importants. En effet, bien que cela soit perçu comme une solution économique, la dématérialisation du papier est coûteuse pour les entreprises ou les administrations qui décident de franchir le pas. Il faut installer des logiciels adaptés, assurer le stockage sécurisé des documents et mettre en place une infrastructure adaptée. De plus, cela demande également une formation des personnels pour l’utilisation des nouveaux outils technologiques et pour la gestion des documents numériques.
La maintenance des équipements
Les coûts liés à la maintenance des équipements et de leur renouvellement sont importants. Les équipements informatiques utilisés pour stocker les documents sont à l’image de tous les appareils électroniques : ils ont une durée de vie limitée. En cas de panne ou d’obsolescence, les entreprises et les administrations doivent procéder à leur remplacement, ce qui peut représenter un coût important.
Cas particuliers
La dématérialisation n’est pas adaptée à tous les secteurs. En effet, certaines professions comme les notaires nécessitent encore un document papier pour donner une garantie incontestable à leurs clients. Aussi, la dématérialisation n’est pas adaptée aux cas de litiges ou de contestations financières. En effet, en cas de doute sur l’authenticité d’un document, les juges et les experts ont besoin de la version originale sur papier.
La résistance des utilisateurs
La résistance des utilisateurs à la dématérialisation peut être forte. De nombreuses personnes sont encore attachées au papier et ont du mal à se passer de la sensation du support physique. Passer à la dématérialisation peut représenter un changement important dans leur manière de travailler. S’ils ne sont pas convaincus de l’utilité et de la sécurité de cette solution, leur résistance peut constituer un inconvénient majeur pour l’entreprise.